Een applicant tracking system (ATS) voor een schoonmaakbedrijf: bedacht en ontworpen voor de eerste regel code
Sollicitaties kwamen binnen via een websiteformulier en belandden in spreadsheets en losse mailboxen. Wij brachten de werving samen met HR in kaart, bedachten een applicant tracking system (ATS), gekoppeld aan hun vacaturewebsite, en ontwierpen het als werkend prototype. Klikbaar, en getest door de mensen die er elke dag mee werken.
De uitdaging: werven via spreadsheets en losse mailboxen
Een schoonmaakbedrijf werft het hele jaar door. Veel vacatures, veel sollicitanten. En een HR-team dat daarnaast alles regelt voor de mensen die al in dienst zijn.
Sollicitaties kwamen binnen via het formulier op de vacaturesite en liepen via een spreadsheet en persoonlijke mailboxen. Uitzendbureaus leverden kandidaten aan op hun eigen manier. Wie stond waar, en hoe lang lag iemand al te wachten? Dat wist eigenlijk niemand zeker.
Sollicitaties verspreid over een spreadsheet, mailboxen en uitzendbureaus. Geen overzicht per vacature of per fase.
Goede kandidaten haken af omdat niemand op tijd belt. En persoonsgegevens staan op plekken waar ze niet horen.
Eén plek waar elke sollicitatie binnenkomt, waar je ziet wie waar staat, en die past bij hoe HR echt werkt.
Onze aanpak: het proces tekenen voordat er software is
We begonnen niet bij software. We begonnen aan tafel met HR, met een stift en een vel papier. Pas toen het proces klopte, maakten we het ontwerp.
Het wervingsproces in kaart
Samen met HR tekenden we de hele route uit. Wie zet een vacature uit, welke rol hebben de uitzendbureaus, wie doet de eerste screening? We keken ook eerst of er een bestaand pakket was dat paste. Dat was er niet: de koppeling met uitzendbureaus en de eigen werkwijze vroegen om maatwerk.
Een flow die klopt met de praktijk
Nieuw, contact, screening, kennismaking, eventueel een tweede gesprek en een dag meelopen. Dan aangenomen. Eén afspraak legden we bewust vast in het ontwerp: afwijzen gaat altijd telefonisch. Het systeem maakt het werk makkelijker, het persoonlijke contact blijft.
Een werkend prototype in plaats van een document
We schreven geen dik functioneel ontwerp. We maakten een klikbaar prototype: een inbox voor nieuwe sollicitaties, telefonische screening, fases met doorlooptijd, een activiteitenlog per kandidaat, een vacaturelijst, een zwarte lijst en een dashboard met KPI's zoals de doorlooptijd per fase en het aantal sollicitaties per vacature. HR kon er meteen mee werken en feedback geven op iets dat echt bestond.
Requirements scherp, ook voor de AVG
In een tweede ronde met HR legden we de details vast. Het ATS is gekoppeld aan de vacaturewebsite: sollicitaties komen direct binnen in het dashboard, bij de juiste vacature en zonder spreadsheet ertussen. Werving krijgt een eigen mailadres, los van HR voor de mensen in dienst. Inloggen met tweestapsverificatie en rollen per gebruiker. En de eerste versie stopt bewust bij 'aangenomen': geen documenten uploaden, zodat er niet meer persoonsgegevens in het systeem komen dan nodig.
Het resultaat was een volledig uitgedacht ATS: het proces, de schermen en de requirements, getest door HR voordat er gebouwd werd. Een ontwerp waar een developer zonder giswerk mee aan de slag kan.
De bouw heeft de klant uiteindelijk zelf belegd. De flow, de schermen en de keuzes rond privacy hebben wij bedacht en ontworpen.
De duurste fout in maatwerksoftware is bouwen voordat het proces klopt. Eerst samen tekenen, dan een prototype waar mensen echt op kunnen klikken. Dan weet je wat je bouwt.